人事档案管理在学校人力资源管理中的作用初探

作者：王文

来源：《科技资讯》 2013年第1期

王文

（广西壮族自治区南宁市卫生学校 广西南宁 530031）

摘 要:人事档案管理是学校人力资源管理的重要组成部分,只有做好人事档案管理,发挥人事档案的作用,才能确保学校人力资源管理的有效进行。本文结合实际的工作经验,分析了人事档案管理在学校人力资源管理中的作用,探讨了当前人事档案管理存在的不足,最后提出了改进人事档案管理的措施。

关键词:人事档案管理 学校 人力资源管理

中图分类号:G64 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2013)01(a)-0232-01

人事档案是记录和反应个人的学习和工作情况以及德才表现得情况,学校的人事档案由学校人力资源管理部门进行收集、整理和保管,以备查阅。在现代化的人力资源管理中,人事档案是人力资源管理活动的信息基础,同时是人力资源管理的重要组成部分。

1 人事档案管理在学校人力资源管理中的作用

1.1 信息的保存和提供

人事档案的首要目的既是对学校人力资源管理提供信息的记录和保存。人事档案记录着学校教职工的基本信息,如职称、专业、学历、年龄、履职情况、健康状况等,还记录着教职工教学活动的教学成果、科研成果、奖惩情况、福利待遇、职位变动等教学信息。这些基本信息一方面可以帮助人力资源管理部门根据其基本信息进行行政职务的评定,一方面可以帮助可以进行教学科研技术性职务的评定。完整的人事档案,不论是对于人事部门、教师管理部门和科研部门,都可以为其人才管理提供基本的、完整的、可靠的信息。

1.2 人事关系变更的凭证

人事档案,还是学校人员流动时重要的人事关系变更凭证。当学校的教职工出现工作的变迁时,需要把人事档案同时带到新的单位,人事档案的传递是保证流动人员工资等待遇关系的重要依据。人事变动时,新的工资待遇等关系的落实,都需要以人事档案所记录的时间、年龄、单位和工作年限等信息为依据,是关系到流动人员切实利益的重要文件,如果出现人事档案丢失或者不完整的现象,新的单位就无法兑现对流动人员的工作职责和待遇,直接对教职工产生很大的影响。

1.3 人员素质的证明

学校人力资源管理具有学校的特殊性,学校招聘教师、辅导员、职工,特别是招聘学院院长、新专业的带头人、技术性强的专业教师等,是学校人力资源管理的常规任务。学校招聘对人员的素质要求很高,在进行人才的选择时,人事档案既是重要的依据。如在招聘专业的技术人员时,在

经过考试等选拔后选出初选名单,但对于一个人是否具有职业素养、责任心等很难考察,这就需要人力资源管理部门根据人事档案记录的任职情况、教学情况、科研成果、获奖证书以及原单位领导的评价等情况进行判断。人事档案虽然存在一定的弄虚作假成分,但还是可以较为准确的反应一个人员的素质水平,是学校选人用人的重要依据。

1.4 教职工信息的核实

在高效的人力资源管理中,常需要进行教学评价、职务晋升和资格评定等任务,这些人力资源管理活动都对教职工的年龄、工作时间、学历等要求严格,常会出现有的人因为记忆不清楚、填写错误、人员流动频繁甚至故意的弄虚作假,导致档案在年龄、教学科研成果等环节与实际的情况不相符。做好人事档案管理,既是对这些信息进行确认和鉴别,保证教职工信息的准确性,为人力资源管理提供有效、可靠的管理信息。

1.5 人事档案有助于学校进行人力资源的科学预测

有效的人事档案管理可以为学校的人力资源管理提供科学数据的支持,可以分析学校当前的人力资源结构是否合理,人力资源的引进和培养等是否符合学校的教育改革与发展。通过人事档案的分析,可以对学校当前的人力资源结构做出全面的了解,对人才的需求进行预测,从而加强相关人才的引进和培养,制定科学的人力资源计划,优化学校的人力资源结构。

2 当前学校人事档案管理存在的问题和改进措施

2.1 单一性向多元性转变

人事档案是对人力资源进行评价的重要的依据,其收集的信息不仅要包括教职工的姓名、年龄、工作经历等基本信息,还要包含有有助于人力资源开发和利用的多元化信息。如收集其个人才能、价值取向、学术观点等,为学校进行人才录取、岗位设置和竞争上岗等提供信息支持。在现代学校建设发展的环境下,传统的人事档案内容以难以满足形势的需要,学校要根据不同的教职工岗位进行认识档案的编制。如对教学人员,要注重对其教学成果的记录;对于教辅人员,要注重对其管理水平的记录;对于科研人员,要注重对其科研项目、科研成果的记录。此外,多元化的人事档案甚至可以包括对教职工能力特长、思想心理活动等方面信息的记录,满足新时期的学校人力资源管理。

2.2 人事档案信息化管理水平低

随着信息技术的发展,人事档案管理信息化也成为现代人力资源管理的有效手段。传统的人事档案管理靠纸质的档案和档案室等进行管理,工作重复、效率低、容易出现人为操作失误。信息化的人事档案管理,可以实现将人事档案的数据化处理,对于人事档案的保存、检索、转移等提供高效可靠的服务。现代化的人事档案信息管理系统,还可以对学校的人力资源结构和需求在大量的数据基础上做出分析和预测,为高校人力资源管理提供有力的数据支持。

2.3 人事档案管理制度有待加强

人事档案在学校人力资源管理中起到重要的作用,直接关系到教职工的切身利益,但在实际的工作中并没有收到足够的重视,人事档案管理制度不完善,出现了档案造假、错误、泄露甚至丢失等问题。因此,要完善人事档案管理制度,完善人事档案的收集、整理、编目和保存制度,建立档案保护、借阅和保密制度,建立档案的分类、统计制度,标准化的档案管理制度是发挥人事档案在人力资源管理中作用的有效保证。

3 结语

人事档案管理是学校人力资源管理的重要部分,其改革要与学校的教育改革等同步进行,才能在新形势下发挥人事档案的作用,促进人事制度改革和人力资源管理,为学校的发展提供坚实的基础。

参考文献

[1] 李艳.高校人事档案管理的价值、问题与改进[J].科技创新导报,2012(11).

[2] 赵群.人事档案在高校人力资源管理中的作用[J].右江民族医学院学报,2012(02)