1、工程各参建单位填写的建设工程档案应以施工及验收规范，工程合同、 设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据。
2、工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书 写、字迹清楚、项目齐全、准确、真实。
3、建设工程项目单位技术负责人负责本单位工程档案资料的全过程组织 工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程档案的收集、整理工作。
4、不得对工程档案资料进行涂改，伪造、随意抽撤或损毁。
二、监理单位职责
1、应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，监理资料的管理应由
总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料在各阶段监理工作结束后及时整理归档。
2、监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。
三、归档文件的质量要求
1、归档的工程文件一般应为原件。
2、工程文件的内容必须真实、准确、与工程实际同步。 3、工程文件应采用耐久性强的书写材料。
4、工程文件应字迹清楚，图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。 5、所有竣工图均应加盖竣工图章。
四、归档文件的组卷要求
1、立卷的方法
（1） 工程准备阶段文件可按单位工程，分部工程、专业、形成单位等 组卷：
（2） 监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷： （3） 施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷： （4） 竣工图可按单位工程、分部工程、专业等组卷： （5） 竣工验收可按单位工程，专业等组卷： 2、卷内文件的排列
（1） 文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一
文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
（2） 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
（3） 既有文字材料又有兔子的案卷，文字材料排后。
五、项目建设监理现场记录
监理现场记录是监理工程师记录，主要包括工程施工历史记录，工程质量记录、工程计量、工程款记录和竣工记录等内容。
1、现场监理人员的日报表 2、工地日记
3、现场每日的天气记录
4、驻施工现场监理负责人的日记 5、驻施工现场监理周报 6、驻施工现场监理月报
7、驻施工现场监理负责对承包商的指示 8、补充图纸 9、工地质量记录
六、收集工地会议记录
工地会议是工程项目管理工作的一种重要方法，会议中包含有大量的信息，这要求项目监理工程师必须重视工地会议，并建立一套完善的会议制度，以便于会议信息的收集。会议制度包括会议的名称、主持人、参加人、举行会议的实践、会议地点等，每次工地会议有专人记录，会后应有工作会议纪要。
工地会议应包括第一次工地会议和经常性工地会议。第一次工地会议应在监理工程师下达开工令之前举行，经常性工地会议应每周召开一次。
1、第一次工地会议的主要内容：
（1） 建设单位、承包单位和监理单位分别介绍各自现场的组织机构、人员及分工： （2） 建设单位根据委托监理合同宣布对总监理工程师的授权： （3） 建设单位介绍工程开工准备情况： （4） 承包单位介绍施工准备情况：
（5） 建设单位和总监理工程师对施工准备情况提出意见和要 求：
（6） 总监理工程师介绍监理规划的主要内容：
（7） 研究确定各方在施工过程中参加工地例会的主要人员，召开工地例会周期，地点及主要会题。
会议纪要应有项目监理负责起草，并经与会各方代表会签。 2、施工阶段工地例会：
在施工工程中，总监理工程师定期主持召开工地例会，会议纪要有项目监理负责起草，并经与会各方代表会签。 工地例会主要内容：
（1） 检查上次例会所定事项的落实情况，分析未完成事项的原因：
（2） 检查分析工程项目进度计划完成情况，提出下一阶段进度目标及其落实措施： （3） 检查分析工程项目质量状况，针对存在的质量问题提出改进措施： （4） 检查工程量核定及工程款支付情况： （5） 解决需要协定的有关事项： （6） 其他有关事项
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